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Passivo trabalhista: como melhorar a gestão e reduzir riscos.

Muitas empresas negligenciam os direitos trabalhistas por diversas razões. Seja por desconhecimento das inúmeras leis e normas trabalhistas, crises econômicas agudas no país ou em determinado segmento ou a ineficiência na gestão do passivo trabalhista.

Porém, o que os administradores não podem perder de vista é que esses problemas devem ser enfrentados o mais rápido possível, pois o descaso pode ser fatal e culminar até com a falência da organização em determinados casos.

O que vem a ser um passivo trabalhista?

O passivo trabalhista é um conjunto de débitos decorrentes da relação de trabalho, que se acumulam no decorrer do tempo, em função da inobservância das leis trabalhistas e previdenciárias. Como exemplo, podemos citar o não pagamento de horas extras, adicional de insalubridade, falta de recolhimento do FGTS, falta de pagamento da previdência social, falta de recolhimento do IR retido na fonte ou ainda, descumprimento de alguma obrigação acessória como a falta da entrega de declarações como o eSocial.

O passivo trabalhista é materializado em uma eventual fiscalização do INSS, Ministério do Trabalho, Receita Federal do Brasil ou decorrente de processos trabalhistas na justiça do trabalho.

Mas como melhorar a gestão e reduzir os riscos?

A formação desse passivo trabalhista, pode ser evitado ou reduzido, com a adoção de políticas e controles internos capazes de identificar e prevenir possíveis falhas operacionais no gerenciamento de pessoas, na gestão de recursos humanos ou na interpretação legislativa aplicável às relações de trabalho.

Diante disso, as empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes corporações devem adotar algumas medidas como exemplo:

1- Setor de recursos humanos capacitado – Próprio ou terceirizado, o setor de recursos humanos e de processamento da folha de pagamento devem estar extremamente treinados e atualizados, conhecendo a fundo as leis trabalhistas e previdenciárias. Isto reduz muito os riscos de fazer algo errado;

2- Contrato de trabalho claro e o mais detalhado possível – O contrato de trabalho guarda todos os requisitos necessários a relação de trabalho entre empregador e empregado, é o documento que vai dar origem aos direitos e obrigações de cada parte. Nele deve-se observar pontos importantes como:

  •   Preferencialmente escrito, redigido de acordo com as leis trabalhistas e assinado pelas partes;
  •   Constar o ramo de atividades da empresa, a função e atividades do empregado, jornada de trabalho, salário e prazo de duração;
  •   Relacionar as penalidades por descumprimento de regras funcionais;
  •   Destacar os acordos e convenções de trabalho da categoria;

3- Manter regularmente todos os documentos atualizados e assinados e arquivados, como exemplo, folhas de ponto, recibos de pagamento, holerites, recibos de depósito em conta, solicitações de férias, aviso-prévio, comprovantes de entrega de equipamentos de proteção individual, pedidos de demissão etc;

4- Manter um sistema de controle de ponto, seja eletrônico ou através de fichas de controle. É de fundamental importância no cômputo das jornadas de trabalho.

5- Elaborar um programa de auditorias internas. Seja através de especialistas de recursos humanos ou de consultores internos de recursos humanos. Aqui é possível revisar todos os procedimentos trabalhistas existentes na empresa, identificar eventuais falhas e descumprimento da legislação trabalhista, elaborar manuais internos de procedimentos e propor ações para correção;

6- Buscar apoio de uma advocacia especializada em direito trabalhista e previdenciário, com a finalidade de identificar fontes de descumprimento da legislação trabalhista e previdenciária que possam comprometer as operações da empresa e tomar medidas de prevenção. Neste caso, como exemplo, um processo trabalhista individual ou coletivo, bem como um processo tributário de grande monta poderá gerar indenizações não suportadas pelo caixa da empresa, e isso deve ser evitado;

7- Elaborar sistemas de controle de débitos trabalhistas, com as respectivas atualizações e encargos, registrando em contabilmente nas contas próprias de provisões do passivo. Isto trará uma visão clara para os administradores, do grau de comprometimento financeiro em relação a estas rubricas;

8- Se sua empresa estiver obrigada, manter em dia as transmissões dos arquivos magnéticos do eSOCIAL. Esta obrigação acessória surgiu no âmbito do Governo Federal, com o Projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Com isso, o eSocial visa a unificação de obrigações acessórias como as fiscais, trabalhistas e previdenciárias inerente as relações de trabalho, como por exemplo, as antigas GFIP, RAIS, MANAD, CAT, CAGED.

Em que pese o custo inicial de implantação, o eSocial traz benefícios para as empresas como: economia de tempo na elaboração de informações trabalhistas, melhora nas relações com os órgãos públicos, melhora na gestão trabalhista, maior transparência ao trabalhador com relação a saúde, segurança do trabalho e demais direitos sociais.

E se o passivo trabalhista já existe, o que fazer?

Caso a organização esteja na situação de inadimplências com relação aos direitos trabalhista e previdenciários, a principal indicação é buscar uma consultoria jurídica especializada, a qual poderá, por exemplo, realizar estudos e ações no seguinte sentido:

  • Identificar o direito ou conjunto de direitos violados;
  • Acompanhar os cálculos e provisionamento dos débitos;
  • Propor e supervisionar uma eventual denúncia espontânea, no caso de falta de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas;
  • Identificar a melhor forma de parcelamento ou participação em programas de recuperação fiscal;
  • Identificar recolhimentos a maior no caso de eventuais falhas na interpretação das leis trabalhistas e previdenciárias;
  • Ajuizar ações de defesa para o caso de autuações fiscais ou de repetição de indébito para os casos de recolhimento de encargos sociais e trabalhistas a maior;

Restaram dúvidas sobre como aplicar esses pilares na sua empresa? Entre em contato com um de nossos especialistas, eles terão o prazer em lhe ajudar. Fale conosco pelo WhatsApp aqui ou através do telefone (16) 3415-1599.

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